5 conseils pour bien planifier votre étude du fonds de prévoyance

Si vous suivez les actualités concernant les changements législatifs entourant la copropriété divise, vous n’êtes pas sans savoir que le règlement du projet de loi 16 a été adopté le 30 juillet 2025. 

Les syndicats de copropriété sont désormais tenus de faire réaliser un carnet d’entretien ainsi qu’une étude du fonds de prévoyance tous les cinq ans. La loi 16 prévoit que les cotisations au fonds de prévoyance devront être basées sur les recommandations de cette étude, faite par un professionnel autorisé.

Voir aussi : Loi 16 : règlement adopté, tout ce que les copropriétés doivent savoir

Dans cet article, notre équipe d’ingénieurs et de technologues en bâtiment d’expérience vous donne 5 conseils pratiques pour aider votre syndicat de copropriété à préparer adéquatement la réalisation de votre prochaine étude du fonds de prévoyance, conformément aux exigences de la loi 16.

Rappel : qu’est-ce qu’une étude du fonds de prévoyance ?

L’étude du fonds de prévoyance est destinée à financer les réparations majeures et les remplacements des éléments des parties communes d’un immeuble à condos. 

Le montant des contributions annuelles au fonds de prévoyance doit être fixé en fonction des coûts estimatifs de ces réparations et remplacements, et non selon des pourcentages arbitraires.

➡️ Avec la loi 16, l’étude du fonds de prévoyance devient obligatoire pour toutes les copropriétés divises du Québec : chaque copropriété doit mandater un professionnel qualifié pour réaliser cette étude et les contributions au fonds de prévoyance doivent se baser sur les recommandations issues de cette étude.

1. Tenez compte des parties communes à usage restreint (PCUR) dans la planification de votre étude du fonds de prévoyance!

Votre déclaration de copropriété contient une partie nommée « Acte constitutif de copropriété », qui décrit notamment les parties privatives, les parties communes et les parties communes à usage restreint/exclusif (PCUR). 

Il est possible que le notaire qui a rédigé votre déclaration de copropriété ait prévu que les copropriétaires qui ont un droit d’usage exclusif sur certaines parties communes à usage restreint (PCUR) doivent contribuer à eux seuls au fonds de prévoyance pour les coûts de remplacement et les réparations majeures de ces éléments spécifiquement. 

➡️ Ça pourrait être le cas si, par exemple, une minorité de terrasses sont équipées de bacs à fleurs intégrés à leur terrasse ou si certains copropriétaires ont accès à un rangement extérieur alors que d'autres n'en ont pas. 

💡 Si vous avez de telles particularités dans votre déclaration de copropriété, assurez-vous que votre étude du fonds de prévoyance en tienne compte et fasse la répartition des contributions annuelles recommandées pour chacune des fractions, afin que chaque copropriétaire contribue à sa juste part. 

2. Communiquez les résultats de votre étude du fonds de prévoyance de manière pleinement transparente

Si vous êtes un administrateur de votre copropriété, annoncer à l’assemblée des copropriétaires une augmentation drastique des contributions au fonds de prévoyance peut être un lourd fardeau à porter : cette nouvelle peut entraîner beaucoup de frustrations de la part des copropriétaires qui ont pour objectif de maintenir leurs frais de condo le plus bas possible. 

Dans ce genre de situation, la communication proactive est la clé. 

➡️ Vous pourriez, par exemple, informer dès que possible les copropriétaires des nouvelles règles maintenant en vigueur, en leur faisant parvenir un résumé des changements que le projet de loi 16 entraîne dans le monde de la copropriété et des raisons derrière cette réforme majeure concernant le fonds de prévoyance en copropriété divise. 

Vous pouvez notamment consulter et leur partager notre résumé de la loi 16. 

Une fois votre étude du fonds de prévoyance réalisée, vous pourrez la distribuer aux copropriétaires et ainsi leur donner l’opportunité de poser des questions. En faisant ce travail de sensibilisation, l’adoption du nouveau budget et de l’ajustement des cotisations à venir sera une pilule moins difficile à avaler pour l’ensemble des copropriétaires de votre immeuble à condos. 

💡 Vous pouvez également demander l’aide du professionnel autorisé par le règlement de la loi 16 ayant préparé votre étude du fonds de prévoyance, pour vous épauler et expliquer directement les changements lors d’une assemblée de copropriétaires, tout en répondant aux diverses questions techniques qui pourraient survenir.

3. Obtenez et conservez les données techniques de votre dernière étude du fonds de prévoyance pour éviter de recommencer à zéro

Selon le règlement de la loi 16 maintenant en vigueur, dans une étude du fonds de prévoyance, le professionnel qui la réalise doit :

• inventorier tous les éléments qui composent les parties communes de la copropriété;

• estimer combien vont coûter les réparations majeures et le remplacement de ces éléments;

• estimer quand ces interventions devront être faites sur un horizon de plusieurs dizaines d’années.

Ces coûts seront estimés selon des quantités, des mesures, de types de matériaux, de coûts d'exécution de travaux, des grades de qualité de matériaux, etc. 

L'étude du fonds de prévoyance est d'abord et avant tout un travail technique, et les recommandations financières de votre étude sont basées sur une analyse et des calculs. Malheureusement, ces données ne sont jamais présentées dans le rapport qui est livré à la copropriété. Si vous changez de professionnel au moment de réaliser une nouvelle étude du fonds de prévoyance 5 ans plus tard, ce nouveau professionnel devra recommencer tout le travail. 

➡️ Pourquoi payer à nouveau un professionnel tous les 5 ans pour compter encore une fois : 

1. le même nombre de fenêtres?

2. le même nombre de colonnes dans votre stationnement étagé?

3. le même nombre de pieds carrés de revêtement de briques? 

Plusieurs éléments de votre immeuble à condos ne changeront pas dans 5 ans. Si votre syndicat de copropriété ne conserve pas ces données de son côté, vous vous condamnez à rester dépendant du même professionnel pour effectuer les mises à jour subséquentes requises par le règlement de la loi 16, ou devoir payer le prix d’une nouvelle étude du fonds de prévoyance si vous changez de professionnel.

Comprenez-nous bien, le fait de collaborer avec le même professionnel pour la mise à jour de votre étude du fonds de prévoyance n’est pas mauvais en soit, au contraire, cela représente même plusieurs avantages. 

Toutefois, cela limite aussi la flexibilité de votre copropriété face à cette exigence légale, et donc votre capacité à négocier un bon prix pour mettre à jour votre étude du fonds de prévoyance, ou à devoir carrément débourser le plein prix d'une toute nouvelle étude, à peu de choses près.

👷 Chez Depatie Beauchemin Consultants nous estimons que vos données vous appartiennent pleinement. Grâce au logiciel Hoodi que nous utilisons pour réaliser nos études du fonds de prévoyance et carnets d’entretien, nous sommes en mesure d’exporter très facilement l'ensemble des données utilisées dans la réalisation d'une étude du fonds de prévoyance à la demande du client, afin qu'il puisse les fournir au professionnel de son choix.

Bref, vos données vous appartiennent, n’ayez pas peur de les demander!

4. Demandez au professionnel mandaté de vous conseiller sur les tâches de maintenance et d’entretien

Rappelons que le fonds de prévoyance d’une copropriété doit servir aux réparations majeures et au remplacement des parties communes. Cependant, dans bien des cas, des maintenances ou entretiens pluriannuels peuvent optimiser le fonctionnement ou contribuer à maximiser (ou atteindre) la durée de vie d’un élément de votre immeuble à condos. 

➡️ Prenons, par exemple, une copropriété qui possède des terrasses en bois. Appliquer un scellant tous les 2 ou 3 ans sur ces dernières peut avoir un impact majeur sur la durée de vie de ces terrasses. Un tel entretien est souhaitable, mais le fonds de prévoyance ne peut pas être utilisé à cette fin. 

Toutefois, rien ne vous empêche de constituer un fonds d’entretien et de maintenance et d’y prévoir des sommes dans votre budget. 

💡 On vous suggère de demander à votre professionnel de vous conseiller sur ces tâches de maintenance et d’entretien. Si vous comptez suivre ce plan, il pourra en tenir compte dans votre étude du fonds de prévoyance en prenant pour acquis des durées de vie plus longues pour certains éléments et donc, des contributions annuelles plus basses.

5. Équilibrez l’entretien de vos parties communes à usage restreint (PCUR) pour une étude du fonds de prévoyance plus réaliste

Des maintenances et des entretiens réguliers peuvent maximiser la durée de vie de certains éléments des parties communes de votre immeuble à condos. Si ces parties communes sont à usage restreint (PCUR), votre déclaration de copropriété prévoit fort probablement que ces tâches sont à la charge des copropriétaires qui en détiennent le droit d’usage. 

Toutefois, « à la charge » ne veut pas dire que les copropriétaires concernés doivent nécessairement effectuer ces tâches eux-mêmes ou les déléguer à un sous-traitant de leur choix, mais bien qu’ils doivent en assumer les coûts. 

➡️ Si on reprend notre exemple des terrasses de bois où l’application d’un scellant aux 2 ou 3 ans peut maximiser la durée de vie, il serait préférable de vous assurer que cette tâche est exécutée de façon uniforme, avec le bon produit et par des professionnels qualifiés. 

💡 Dans une telle situation, il peut être avantageux que le conseil d’administration ou le gestionnaire de la copropriété octroie le mandat à un sous-traitant de confiance, puis refacture ensuite le ou les copropriétaires concernés.

Bref, une étude du fonds de prévoyance bien planifiée est la clé d’un immeuble à condos en santé

Une étude du fonds de prévoyance conforme aux exigences du règlement de la loi 16 est bien plus qu’une simple obligation légale : il s’agit d’un outil essentiel pour assurer la santé financière et la durabilité de votre immeuble en copropriété.

En suivant ces cinq conseils, vous maximisez les bénéfices de votre démarche :

• En tenant compte des particularités des parties communes à usage restreint (PCUR), vous garantissez une répartition juste et transparente des contributions;

• En communiquant efficacement avec tous vos copropriétaires, vous favorisez leur adhésion et une meilleure compréhension des ajustements nécessaires;

• En conservant les données techniques de votre étude, vous gagnez en autonomie et réduisez les coûts à long terme;

• En intégrant un entretien préventif, vous prolongez la durée de vie des composantes de votre immeuble à condos et optimisez vos investissements;

• Enfin, en harmonisant la gestion des entretiens des parties communes à usage restreint (PCUR), vous assurez une cohérence dans la maintenance et une valeur uniforme de votre immeuble à condos.

En résumé, une étude du fonds de prévoyance bien planifiée, actualisée et adaptée à la réalité de votre copropriété est un gage de gestion durable, de prévoyance financière et de tranquillité d’esprit!

Faites préparer votre étude du fonds de prévoyance et carnet d’entretien par les ingénieurs d’expérience de DBC

En confiant votre carnet d’entretien et votre étude du fonds de prévoyance aux professionnels de Depatie Beauchemin Consultants, votre copropriété bénéficie de l’expertise d’une équipe d’ingénieurs et de technologues spécialisés en gestion de copropriétés et entretien d’immeubles à condos.

• ✅ Plus de 10 ans d'expérience en génie du bâtiment auprès des copropriétés;

• ✅ Plus de 2000 syndicats de copropriété accompagnés jusqu’à présent;

• ✅ Plus de 2000 projets d’ingénierie réalisés;

• ✅ Un taux de satisfaction de 94% de la part de nos clients.