Depatie Beauchemin Consultants en chiffres
+2000
projets d'ingénierie réalisés
+10 ans
d'expérience avec les copropriétés
94%
de satisfaction de nos clients
+2000
syndicats accompagnés
Partout
au Québec
Soumission
rapide
Tarifs
concurrentiels
Livraison
rapide
Ce service d'étude du fonds de prévoyance et carnet d'entretien (loi 16) s'adresse aux copropriétés de plus de 20 unités
Votre copropriété compte 20 unités ou moins?
Confiez la réalisation de l'étude du fonds de prévoyance et carnet d'entretien de votre petite copropriété à notre société-soeur, Hoodi, spécialiste des petites copropriétés aux tarifs adaptés au budget de ces dernières. Même qualité, même fiabilité!
Agissez en proactivité en conformant votre copropriété dès maintenant aux exigences de la loi 16
Ce qui est inclus dans ce service
Étapes du service d'étude du fonds de prévoyance et carnet d'entretien (loi 16)
Suivant la signature du mandat, un membre de l'équipe prendra contact afin d’obtenir divers documents pertinents à la réalisation du mandat :
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déclaration de copropriété;
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plans de l'immeuble à condos;
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budgets de l'année en cours;
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rapports d’expertise ou d’inspections antérieures;
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liste des travaux majeurs réalisés ou à réaliser;
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etc.
Un Guide du client vous sera également envoyé afin de vous renseigner sur les prochaines étapes et les informations pertinentes sur le mandat.
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Notre équipe analyse tous les documents transmis et les informations sur l’historique de la copropriété afin de créer un inventaire des éléments constitutifs des parties communes et des parties communes à usage restreint.
Nous en profiterons également pour analyser les règles particulières qui pourraient exister dans la déclaration de copropriété au sujet des contributions au fonds de prévoyance pour les parties communes à usage restreint. Nos experts prépareront également un plan de visite afin de ne rien laisser au hasard lors de sa présence au site.
Notre équipe se présentera à la copropriété pour s’assurer de :
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bien comprendre la disposition des lieux;
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compléter l’inventaire des éléments à inclure dans l’étude du fonds de prévoyance;
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relever certaines quantités qui serviront aux estimations de coûts de remplacements et réparations majeures.
Nos experts en bâtiment en profitent aussi pour effectuer un examen visuel attentif de l'immeuble à condos afin de constater :
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la condition des composantes et matériaux des parties communes;
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la durée de vie restante (estimée);
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les interventions à court terme qui sont nécessaires.
Cet examen visuel de l'immeuble à condos :
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ne comporte pas d’intervention destructive;
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se fait sans instrument spécialisé;
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se limite aux éléments visibles et accessibles de façon sécuritaire et sans équipement particulier.
Pour les balcons, seul un échantillon sera observé, à condition d’en permettre l’accès.
La toiture sera inspectée s’il y a un accès possible et sécuritaire. Autrement, l'inspection se fera à distance avec l'aide d'un drône, selon la faisabilité.
Les éléments faisant l’objet d’inspections et maintenances réglementaires (ex. : ascenseurs) ne seront pas inspectés, mais tout de même pris en compte dans le plan de maintien d’actif, tout comme l’ensemble des éléments qui ne peuvent pas être observés directement.
Cette démarche permet à l’équipe de rédiger un rapport d’état d’immeuble qui documente :
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la condition de chaque élément observé;
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les observations notées lors de l’inspection physique;
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toutes les recommandations de nos professionnels en bâtiment (réparations, entretiens préventifs, remplacements, expertises spécialisées, etc.).
Ce rapport permet également de baser les échéances de travaux du plan de maintien de votre actif immobilier en fonction de la durée de vie restante estimée de l'immeuble à condos à partir d’observations faites sur place.
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Le carnet d’entretien d'une copropriété se décompose en 4 parties :
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L’inventaire des éléments;
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Le rapport d’état d’immeuble;
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La planification de réparations majeures et remplacements;
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Le calendrier des entretiens et maintenances.
En premier lieu, notre équipe prépare un inventaire des éléments composant les parties communes de la copropriété. Pour chaque élément, plusieurs informations utiles sont présentées : description générale de l’élément et de sa fonction, emplacement, année de mise en place, durée de vie, inclusions, etc.
Ensuite, basé sur les observations faites lors de la visite d’examen visuel, l’équipe rédige un rapport d’état d’immeuble. Ce rapport documente la condition de chaque élément observé, les observations notées lors de l’inspection ainsi que toutes les recommandations de notre équipe (réparations, entretiens préventifs, remplacements, expertises spécialisées, etc.).
L’équipe enchaîne avec la planification des réparations majeures et des remplacements. À cette étape, le professionnel doit établir, pour chaque composante des parties communes, la liste des réparations majeures et des remplacements qui devront éventuellement être réalisés. Ensuite, il doit établir l’échéance probable de chacune des interventions en se basant sur des données théoriques et/ou statistiques, sur le rapport d’état d’immeuble et sur l’expérience de l’équipe.
Finalement, l’équipe prépare un calendrier des entretiens et des maintenances recommandés qui aideront le syndicat de copropriété à maximiser les chances d’atteindre ou dépasser la durée de vie théorique des composantes communes, ou encore en assurer le bon fonctionnement. Plusieurs vérifications périodiques seront également suggérées afin d’aider le syndicat à détecter des situations qui devraient être prises en charge le plus tôt possible. Les différentes activités y sont décrites, avec la fréquence et les moments de l’année préconisés pour les réaliser.-
À partir du carnet d’entretien, notre équipe estime le coût de chaque remplacement ou réparation majeure des parties communes de la copropriété en prenant en compte divers facteurs : quantités, coûts des matériaux, complexité de mise en œuvre, inflation, etc. Si la déclaration de copropriété prévoit des règles particulières de contribution au fonds de prévoyance pour des parties communes à usage restreint, notre équipe indiquera également qui doit contribuer au fonds pour ces réparations majeures et remplacements.
Une fois les estimés de coûts complétés, notre équipe prépare des propositions de scénarios de contribution au fonds de prévoyance qui, selon notre expertise, permettront au syndicat de copropriété d’avoir les sommes nécessaires dans le fonds de prévoyance pour payer les réparations majeures et remplacements de l'immeuble lorsque nécessaire.
Les scénarios de contribution au fonds de prévoyance proposés prennent en compte différentes hypothèses (taux d’intérêts, inflation, rattrapage, etc.). Pour chaque scénario, des graphiques présentent l’évolution du fonds de prévoyance et des contributions et le flux de trésorerie projeté de chaque scénario est fourni.Une fois le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance complétés, notre équipe transmet au client les documents en format PDF :
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Un sommaire des recommandations importantes;
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L’inventaire détaillé (Uniformat II) des éléments communs avec photos et fiches d’information;
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Un rapport d’état d’immeuble avec la condition général de chaque élément et les déficiences observées;
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La planification des réparations majeures et remplacements des parties communes;
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Un calendrier des entretiens et maintenances récurrents avec fréquences et mois d’intervention suggérés;
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Les scénarios de contribution au fonds de prévoyance proposés avec projections sous forme de graphiques et de flux monétaire ainsi que l’estimation des dépenses pour chacune des interventions;
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Carnet d’entretien en version éditable (Excel).
Au besoin, une rencontre explicative par vidéoconférence sera organisée avec le conseil d’administration et/ou son gestionnaire.
Suite à la livraison, le client peut formuler des commentaires sur les livrables dans un délai de 2 à 4 semaines. Les commentaires ayant un impact significatif sur les recommandations financières ou techniques pourront être intégrés dans une révision des livrables, à condition que ceux-ci respectent le cadre légal de la copropriété.
À titre indicatif, DBC pourra présenter les recommandations de l’étude lors d’une AGA, si vous le souhaitez. Il s’agit d’un service hors mandat qui vous sera facturé selon les tarifs horaires en vigueur.-
Offertes en option, les révisions aux 5 ans assurent au syndicat de corpopriété une tranquillité d’esprit dans l’optique où la loi 16 exigera prochainement des révisions périodiques du carnet d’entretien et de l’étude du fonds de prévoyance.
Ces révisions ont pour objectif de permettre à la copropriété d’avoir en main un carnet d’entretien qui reflète l’état et les besoins de l’immeuble à condos et une étude du fonds de prévoyance qui tient compte des données économiques actualisées.
Lorsque cette option est retenue, chaque année de mise à jour, Depatie Beauchemin Consultants communiquera la tarification au moins 90 jours avant d’amorcer le travail pour approbation par le conseil d’administration de la copropriété. Si ce dernier refuse la tarification, le plan de mise à jour sera résilié sans frais ni pénalités.Notre engagement : ayant déjà fait produire le carnet d'entretien et l’étude du fonds de prévoyance initiaux par notre équipe, le prix des révisions sera toujours réduit de 30% par rapport à la tarification en vigueur à l’année de mise à jour, et ce, tant que l’entente n’est pas résiliée.
La tenue du carnet d’entretien, qui sera bientôt obligatoire avec la loi 16, est une tâche exigeante en temps pour les administrateurs de copropriétés et/ou pour leur gestionnaire immobilier.
Le logiciel Hoodi, conçu par notre société-soeur du même nom, est une solution numérique spécialement créée pour simplifier la tâches des copropriétés et des gestionnaires immobiliers en lien avec les exigences de la loi 16, tout en facilitant la mission de conservation de l’immeuble à condos.
Le logiciel Hoodi permet notamment de :
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tenir très facilement à jour l'évolution des entretiens (carnet d'entretien numérique) ainsi qu'un historique complet des interventions passéesl;
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procéder de façon autonome à des ajustements de vos prévisions financières pour votre fonds de prévoyance;
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produire plus facilement les attestations du syndicat sur l'état de la copropriété (bientôt disponible);
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trouver rapidement n'importe quelle information dans la DDC en un claquement de doigt grâce à notre assistant intelligent (exclusif au logiciel Hoodi);
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Et bien plus!
Grâce à notre partenariat avec Hoodi, tout l’inventaire des éléments, la planification des travaux et le calendrier d’entretien contenus dans les rapports que nous vous livrerons au terme du mandat seront intégrés automatiquement et instantanément dans le logiciel (aucune saisie manuelle de votre côté) afin de vous offrir une solution 100% clés en main et prête à utilisation.
En plus de rendre plus efficace la gestion du carnet d’entretien, vous pourrez également faciliter la gestion des tâches administratives, bénéficier d’un espace sécurisé pour conserver tous les documents de la copropriété et bien plus encore.
OFFRE SPÉCIALE
Obtenez 50% de réduction sur votre première année d’abonnement au logiciel Hoodi lorsque votre copropriété mandate DBC pour la réalisation de son étude du fonds de prévoyance et carnet d'entretien.
Pour en savoir plus sur le logiciel Hoodi :
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