MÉTHODOLOGIE / ÉTUDE DE FONDS DE PRÉVOYANCE
ÉTUDE DE FONDS DE PRÉVOYANCE
Notre équipe d'ingénieurs et de technologues spécialisée en copropriété offre un service complet de planification du maintien de l'actif (études de fonds de prévoyance, des rapports d’état d’immeuble et des carnets d’entretien) afin d'aider les copropriétés divises à mieux gérer les priorités de réparations, planifier les réparations majeures et les remplacements des éléments des parties communes et adapter adéquatement les contributions aux fonds de prévoyance.
Le projet de loi 16, adopté en décembre 2019, stipule que les syndicats de copropriétés divises auront bientôt l’obligation de se munir d'une étude de fonds de prévoyance réalisée par un professionnel. Cette loi prévoit également que l’étude de fonds de prévoyance devra être mise à jour tous les 5 ans et qu’un carnet d'entretien devra être mis en place dans les prochaines années.
DÉROULEMENT GÉNÉRAL D'UN MANDAT D'ÉTUDE DE FONDS DE PRÉVOYANCE
ÉTAPE 1
ANALYSE DES DOCUMENTS DE LA COPROPRIÉTÉ
Notre équipe analyse tous les documents disponibles afin de créer un plan de visite ainsi qu'un inventaire des éléments des parties communes et des parties communes à usage exclusif.
ÉTAPE 2
VISITE SOMMAIRE
Notre équipe se présente à la copropriété pour effectuer une inspection sommaire afin de s’assurer de bien comprendre la disposition des lieux et de compléter l’inventaire des éléments à inclure dans l’étude. De plus, ils prennent certaines mesures pour effectuer les calculs nécessaires à l’estimation de budgets de remplacements et/ou de travaux majeurs. Cette étape permet également d’identifier les éléments qui sont en fin de vie et qui nécessitent un remplacement à court terme (0-5 ans).
ÉTAPE 3
EXAMEN VISUEL ET RAPPORT D'ÉTAT D'IMMEUBLE
Notre équipe effectue un examen visuel attentif afin de statuer sur le niveau d’usure des éléments communs, en estimer la durée de vie restante et identifier le besoin pour des interventions à court terme.
Cette démarche permet à l’équipe de rédiger un rapport d’état d’immeuble. Ce rapport documente la condition de chaque élément observé, les observations notées lors de l’inspection ainsi que toutes les recommandations de notre équipe (réparations, entretiens préventifs, remplacements, expertises spécialisées, etc). Il permet également de baser les échéances de travaux du plan de maintien de l’actif sur des observations concrètes.
ÉTAPE 4
PLAN DE MAINTIEN
Cette partie de l’étude de fonds de prévoyance vise à élaborer un calendrier détaillant les réparations majeures et remplacements à faire dans les prochaines décennies, incluant les budgets à prévoir.
A l’aide de l’inventaire des éléments et en fonction des durées de vie restantes de ceux-ci, notre équipe détermine les réparations majeures et remplacements à long terme et compile les budgets nécessaires à chaque année pour subvenir aux besoins de l’immeuble. Le plan de maintien est la matière première permettant de formuler des recommandations financières pour le fonds de prévoyance.
ÉTAPE 5
SCÉNARIOS DE CONTRIBUTION
Cette partie de l’étude de fonds de prévoyance vise à dresser des scénarios de contribution qui permettront d’avoir les sommes nécessaires dans le fonds de prévoyance lorsque le temps sera venu de subvenir aux besoins du bâtiment.
Notre équipe prépare un ou plusieurs scénarios de contribution en tenant compte de l’intérêt généré et de l’inflation des coûts de construction au fil des années. Notre équipe prépare un tableau de l’évolution du fonds et des contributions annuelles sur 25 ans selon les scénarios proposés. Ces scénarios sont évalués sur la base des dépenses projetées pour une fenêtre minimale de 25 ans, mais qui peut être plus longue selon les cas.
ÉTAPE 6
PLAN D'ENTRETIEN ET MAINTENANCE
Le plan d’entretien et de maintenance élaboré par notre équipe vise à fournir au syndicat un document de référence permettant de connaître les entretiens et la maintenance à faire de façon récurrente en ce qui concerne les éléments communs de la copropriété. Les tâches y sont décrites, avec la fréquence et les moments de l’année préconisés.
Avec le plan de maintien, ces livrables constituent le volet de planification du carnet d’entretien qui devra être obligatoirement mis en place suivant l’adoption du règlement prévu par la Loi 16. La tenue du carnet d’entretien, c’est-à-dire y documenter les interventions réalisées au fil du temps, relève du syndicat ou de son gestionnaire.
La planification des travaux majeurs et des entretiens est intégrée dans un carnet d'entretien Excel remis au client pour en faciliter le suivi et les modifications par le syndicat.
ÉTAPE 7
LIVRAISON DE L'ÉTUDE DE FONDS DE PRÉVOYANCE
Une fois l’étude de fonds de prévoyance complétée, notre équipe transmet l’étude de fonds de prévoyance (format PDF) qui comprend :
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Sommaire des recommandations
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Inventaire des éléments communs avec fiches d’information
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Plan de maintien de l’actif (travaux majeurs)
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Plan d’entretien et maintenance
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Scénarios de contribution
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Rapport d’état d’immeuble (si compris dans le mandat)
Le carnet d’entretien est livré sous forme d’un fichier Excel qui comprend :
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Planification des travaux majeurs
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Planification des entretiens
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Tableau de suivi
FACULTATIF
PLAN DE MISE-À-JOUR QUINQUENNALE
Notre plan de mise-à-jour quinquennale permet de garantir dès maintenant un prix pour les mises à jour, payable aux 5 ans. Ce plan comprend une nouvelle visite et la mise à jour de tout les livrables.
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La Loi 16 apporte des défis de taille, surtout pour les petites copropriétés. Notre entreprise sœur, Hoodi, a pour mission de rendre plus accessible l'étude de fonds de prévoyance pour les petites copropriétés, notamment en offrant les tarifs les plus bas sur le marché.
Si votre copropriété comporte 20 unités ou moins et vous avez en main les plans de construction/d'architecture, consultez le site de Hoodi pour en apprendre davantage sur les services offerts.
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