MÉTHODOLOGIE / ÉTUDE DE FONDS DE PRÉVOYANCE

ÉTUDE DE FONDS DE PRÉVOYANCE

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Notre équipe d'ingénieurs et technologues réalise des études de fonds de prévoyance pour les copropriété divises.

L'étude de fonds de prévoyance permet au syndicat de connaître les sommes devant être contribuées au fonds de prévoyance afin de subvenir aux besoins de l'immeuble au fil des années.

La loi 16, adoptée en décembre 2019, prévoit que les syndicats auront l'obligation de faire réaliser une telle étude d'ici quelques années (3 ans après l'adoption d"un règlement). La loi prévoit aussi que cet exercice devra être répété tous les 5 ans.

Voici le déroulement général d'un mandat d'étude de fonds de prévoyance.

ÉTAPE 1
ANALYSE DES DOCUMENTS DE LA COPROPRIÉTÉ

Notre équipe analyse tous les documents disponibles afin de créer un inventaire des éléments des parties communes et des parties communes à usage exclusif et un plan de visite.

ÉTAPE 2
VISITE SOMMAIRE

Notre équipe se présente à la copropriété pour la visite sommaire afin de s’assurer de bien comprendre la disposition des lieux, compléter l’inventaire des éléments à inclure dans l’étude et prendre certaines mesures pour effectuer des calculs nécessaires à l’estimation de budgets de remplacements et/ou travaux majeurs. Cette étape permet également d’identifier les éléments qui seraient en fin de vie et qui nécessitent un remplacement à court terme (0-5 ans).

ÉTAPE 3
EXAMEN VISUEL ET RAPPORT D'ÉTAT D'IMMEUBLE

Notre équipe effectue un examen visuel attentif lors de la visite afin de statuer sur le niveau d’usure des éléments communs, en estimer la durée de vie restante et identifier le besoin pour des interventions à court terme. Cet examen visuel ne comporte pas d’interventions destructives, se fait sans instruments spécialisés et se limite aux éléments visibles et accessibles de façon sécuritaire et sans équipements particuliers. Pour les balcons, un échantillon sera observé à partir du sol, bien qu’il soit possible pour le client de demander à l’équipe d’aller voir certains balcons où il semble y avoir des problématiques particulières, à condition d’en permettre l’accès. La toiture sera inspectée s’il y a un accès possible et sécuritaire, sinon à distance (ex : avec jumelles) et selon la faisabilité. Certains éléments faisant l’objet d’inspections et maintenances réglementaires (ex : ascenseurs) ne sont pas inspectés, mais tout de même pris en compte dans le plan de maintien d’actif, tout comme l’ensemble des éléments qui ne peuvent pas être observés directement.

Cette démarche permet à l’équipe de rédiger un rapport d’état d’immeuble. Ce rapport documente la condition de chaque élément observé, les observations notées lors de l’inspection ainsi que toutes les recommandations de notre équipe (réparations, entretiens préventifs, remplacements, expertises spécialisées, etc). Ce rapport permet également de baser les échéances de travaux du plan de maintien de l’actif sur des observations concrètes.

ÉTAPE 4
PLAN DE MAINTIEN

Cette partie de l’étude de fonds de prévoyance vise à élaborer un calendrier détaillant les réparations majeures et remplacements à faire dans les prochaines décennies, incluant les budgets à prévoir.


A l’aide de l’inventaire des éléments et en fonction des durées de vie restantes de ceux-ci, notre équipe détermine les réparations majeures et remplacements à prévoir pour les 100 prochaines années et compile les budgets nécessaires à chaque année pour subvenir aux besoins de l’immeuble. Le plan de maintien est la matière première permettant de formuler des recommandations financières pour le fonds de prévoyance.

ÉTAPE 5
SCÉNARIOS DE CONTRIBUTION

Cette partie de l’étude de fonds de prévoyance vise à dresser des scénarios de contribution qui permettront d’avoir les sommes nécessaires dans le fonds de prévoyance pour subvenir aux besoins du bâtiment sur le long terme.


Notre équipe prépare deux scénarios de contribution en tenant compte de l’intérêt généré et de l’inflation des coûts de construction au fil des années. Un premier scénario, plus agressif, vise à ajuster les contributions annuelles aux besoins réels dès la première année suivant l’étude. Le deuxième scénario, plus facile à absorber, prévoit une mise à niveau progressive des contributions sur 10 ans. Dans les deux cas, si un renflouement du fonds est nécessaire, ce dernier est étalé sur 10 ans. Notre équipe prépare un tableau de l’évolution du fonds et des contributions annuelles sur 25 ans selon les deux scénarios proposés. Ces scénarios sont évalués sur la base des dépenses projetées pour une fenêtre minimale de 25 ans, mais qui peut être plus longue selon les cas.

ÉTAPE 6
PLAN D'ENTRETIEN ET MAINTENANCE

Le plan d’entretien et maintenance élaboré par notre équipe vise à fournir au syndicat un document de référence permettant de connaître les entretiens et maintenance à faire de façon récurrente au niveau des éléments communs de la copropriété. Les tâches y sont décrites, avec la fréquence et les moments de l’année préconisés.  


Ce livrable, avec le plan de maintien, constituent la partie “planification” du carnet d’entretien qui devra être obligatoirement mis en place suivant l’adoption du règlement prévu par la loi 16. La partie “archivage” des tâches effectuées, quant à elle, relève du syndicat de copropriété.

ÉTAPE 7
LIVRAISON DE L'ÉTUDE DE FONDS DE PRÉVOYANCE

Une fois l’étude de fonds de prévoyance complétée, notre équipe transmet l’étude de fonds de prévoyance. Au besoin, une rencontre de présentation sera organisée.

Suite à la livraison, le client peut formuler des commentaires sur le contenu de l’étude et une révision peut être émise.

FACULTATIF
PLAN DE MISE-À-JOUR QUINQUENNALE

Notre plan de mise-à-jour quinquennale permet de garantir dès maintenant un prix pour les mises à jour, payable aux 5 ans. Ce plan comprend une nouvelle visite et la mise à jour de tout les livrables.

Nos études sont compatibles avec Mon carnet d'entretien, une carnet d'entretien numérique en ligne conçu par Hoodi.

Ceci permet aux clients de Depatie Beauchemin Consultants d'importer sans effort toutes les données de leur étude dans leur carnet d'entretien et ainsi pouvoir commencer à interagir avec leur carnet d'entretien en un rien de temps.

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LA LOI 16

Vous avez des questions sur la loi 16 ? Notre équipe a préparé un condensé de tout ce qu'il y a à savoir.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter !

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