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Ce service d'étude du fonds de prévoyance et carnet d'entretien (loi 16) s'adresse aux copropriétés de plus de 20 unités
Votre copropriété compte 20 unités ou moins?
Confiez la réalisation de l'étude du fonds de prévoyance et carnet d'entretien de votre petite copropriété à notre société-soeur, Hoodi, spécialiste des petites copropriétés aux tarifs adaptés au budget de ces dernières. Même qualité, même fiabilité!
Étapes du service d'étude du fonds de prévoyance et carnet d'entretien (loi 16)
ÉTAPE 1
Préparation du mandat d'étude et carnet
Suivant la signature du mandat, un membre de l'équipe prendra contact afin d’obtenir divers documents pertinents à la réalisation du mandat :
-
déclaration de copropriété;
-
plans de l'immeuble;
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budgets de l'année en cours ;
-
rapports d’expertise ou d’inspections antérieures;
-
Liste des travaux majeurs réalisés ou à réaliser
-
etc.
Un Guide du client vous sera également envoyé afin de vous renseigner sur les prochaines étapes et les informations pertinentes sur le mandat.
-
ÉTAPE 2
Analyse des documents de la copropriété
Notre équipe analyse tous les documents transmis et les informations sur l’historique de la copropriété afin de créer un inventaire des éléments constitutifs des parties communes et des parties communes à usage restreint.
Nous en profiterons également pour analyser les règles particulières qui pourraient exister dans la déclaration de copropriété au sujet des contributions au fonds de prévoyance pour les parties communes à usage restreint. Nos experts prépareront également un plan de visite afin de ne rien laisser au hasard lors de sa présence au site.
ÉTAPE 3
Inspection de l'immeuble, examen visuel et rapport d'état
Notre équipe se présentera à la copropriété pour s’assurer de :
-
bien comprendre la disposition des lieux;
-
compléter l’inventaire des éléments à inclure dans l’étude du fonds de prévoyance;
-
relever certaines quantités qui serviront aux estimations de coûts de remplacements et réparations majeures.
Nos experts en bâtiment en profitent aussi pour effectuer un examen visuel attentif de l'immeuble afin de constater :
-
la condition des composantes et matériaux des parties communes;
-
la durée de vie restante (estimée);
-
les interventions à court terme qui sont nécessaires.
Cet examen visuel de l'immeuble à condos :
-
ne comporte pas d’intervention destructive;
-
se fait sans instrument spécialisé;
-
se limite aux éléments visibles et accessibles de façon sécuritaire et sans équipement particulier.
Pour les balcons, seul un échantillon sera observé, à condition d’en permettre l’accès.
La toiture sera inspectée s’il y a un accès possible et sécuritaire. Autrement, l'inspection se fera à distance avec l'aide d'un drône, selon la faisabilité.
Les éléments faisant l’objet d’inspections et maintenances réglementaires (ex. : ascenseurs) ne seront pas inspectés, mais tout de même pris en compte dans le plan de maintien d’actif, tout comme l’ensemble des éléments qui ne peuvent pas être observés directement.
Cette démarche permet à l’équipe de rédiger un rapport d’état d’immeuble qui documente :
-
la condition de chaque élément observé;
-
les observations notées lors de l’inspection physique;
-
toutes les recommandations de nos professionnels en bâtiment (réparations, entretiens préventifs, remplacements, expertises spécialisées, etc.).
Ce rapport permet également de baser les échéances de travaux du plan de maintien de votre actif immobilier en fonction de la durée de vie restante estimée de l'immeuble à condos à partir d’observations faites sur place.-
ÉTAPE 4
Plan de maintien de l'actif immobilier
Pour établir le plan de maintien de l’actif, le professionnel devra établir, pour chaque composante des parties communes, la liste des réparations majeures et des remplacements qui devront éventuellement être réalisés et qui devraient être payés par le fonds de prévoyance.
Ensuite, il devra établir l’échéance probable de chacune des interventions en se basant sur des données théoriques et/ou statistiques, sur son rapport d’état et sur l’expérience de notre équipe.
Finalement, le professionnel devra estimer le coût de chaque intervention en prenant en compte divers facteurs : quantités, coûts des matériaux, complexité de mise en œuvre, inflation, etc.
Cette planification à long terme estimative des travaux majeurs permettra à notre équipe d’établir des scénarios de contributions au fonds de prévoyance. Ce plan agit aussi comme un outil de travail pour le syndicat de copropriété, puisqu’il permettra de connaître d’avance les travaux majeurs nécessaires, en plus de savoir quelles interventions devraient être payées avec le fonds de prévoyance, aux yeux de nos professionnels.
ÉTAPE 5
Scénario(s) de contribution au fonds de prévoyance
Notre équipe établie et propose un ou plusieurs scénarios possibles de contribution au fonds de prévoyance afin de s'assurer que le syndicat de copropriété puisse cumuler les sommes nécessaires dans le fonds de prévoyance pour subvenir aux besoins de l'immeuble à condos à long terme.
Le ou les scénarios proposés prennent en compte différentes hypothèses (taux d’intérêts, inflation, rattrapage, etc.) et présentent les projections financières sur 25 ans à l’aide de graphiques et de tableaux clairs.
ÉTAPE 6
Préparation du carnet d'entretien
Notre équipe prépare un calendrier des entretiens et des maintenances recommandés dans le but d'aider votre syndicat de copropriété à maximiser les chances d’atteindre ou dépasser la durée de vie théorique des composantes communes de votre immeuble à condos, et d'en assurer la pérennité.
Plusieurs vérifications périodiques seront également suggérées afin d’aider le syndicat de copropriété à détecter des situations qui devraient être prises en charge le plus tôt possible. Les différentes activités y seront décrites, avec la fréquence et les moments de l’année préconisés pour les réaliser.
Le plan de maintien de l’actif et le calendrier d’entretien constituent le volet de planification du carnet d’entretien. À noter que le carnet d’entretien devra être obligatoirement mis en place suivant l’adoption du règlement prévu par le projet de Loi 16. Le volet d’archivage du carnet d’entretien, c’est-à-dire la documentation des interventions réalisées au fil du temps, relève ensuite du syndicat ou de son gestionnaire.
FORMAT DU CARNET D'ENTRETIEN :
La planification des travaux majeurs du plan de maintien de l’actif, ainsi que le calendrier des entretiens, maintenances et vérifications, sont intégrés par notre équipe dans un carnet d’entretien au format Excel facilement modifiable avec un modèle de tableau de suivi pour simplifier sa gestion par le syndicat de copropriété.
Tant pour les syndicats de copropriété autogérées que pour le gestionnaires immobiliers, il est aussi possible de gérer un ou plusieurs carnet(s) d'entretien dans un outil numérique spécialement conçu à cet effet offert par notre compagnie-soeur, Hoodi. Voici les tarifs associés.
Si vous optez pour le logiciel, vos données seront automatiquement intégrées (pas de saisie nécessaire de votre côté), et ce, sans frais ni délais supplémentaires (autres que les frais annuels d'abonnement au logiciel Hoodi). Dans tous les cas, vous recevrez également votre carnet d'entretien en format Excel.
ÉTAPE 7
Remise des livrables
Une fois l’étude de fonds de prévoyance et le carnet d'entretien complétés, nous vous transmettons :
-
un sommaire des recommandations importantes;
-
l’inventaire détaillé (Uniformat II) des éléments communs pris en compte dans le carnet d'entretien (avec photos et fiches d’information);
-
Le rapport d’état de l'immeuble avec classification de la condition générale de chaque élément commun, relevé des déficiences et interventions recommandées.
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le plan de maintien de l’actif avec description des interventions et échéances estimées;
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le ou les scénarios proposés de contribution au fonds de prévoyance avec une projection sur 25 ans sous forme de graphiques et tableaux clairs;
Au besoin, une rencontre de présentation par vidéoconférence sera organisée avec le syndicat de copropriété et/ou le gestionnaire immobilier.
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ÉTAPE 8
Mise à jour de l'étude et du carnet d'entretien (aux 5 ans)
Offertes en option, les mises à jour aux 5 ans assurent à votre syndicat de copropriété d’avoir toujours en main un carnet d’entretien qui reflète l’état réel de votre immeuble à condos et ses besoins, ainsi que des recommandations de contribution au fonds de prévoyance qui tiennent compte de l’évolution des finances de votre copropriété et du contexte économique.
