Administrateurs de copropriété : 5 pièges à éviter

Administrer une copropriété est une responsabilité majeure qui influence directement la qualité de vie de tous les copropriétaires, la valeur de l’immeuble à condos et la pérennité financière de la copropriété dans son ensemble. 

Le rôle d’administrateur de copropriété implique bien plus que de simples décisions de routine : il exige une compréhension des obligations légales, une gestion rigoureuse du budget et une gouvernance équitable au sein du syndicat de copropriété.

Entre les différentes demandes des copropriétaires, les règles à faire respecter, les urgences techniques et les enjeux administratifs, il est normal que les administrateurs de copropriété se sentent parfois dépassés. Rappelons aussi que ce rôle est pleinement bénévole et souvent réalisé en plus d’un travail à temps plein.

Pour aider les administrateurs de copropriété à exercer leur rôle avec confiance, harmonie et efficacité, l’équipe de Depatie Beauchemin Consultants vous présente cinq conseils pratiques pour simplifier la gestion de votre copropriété, éviter des pièges courants et instaurer une gouvernance durable.

Piège #1 : Accorder trop de permissions aux copropriétaires

Dans une copropriété, il peut être tentant d’accorder certaines permissions aux copropriétaires, comme, par exemple, utiliser un stationnement temporaire dans un espace réservé ou encore pouvoir entreposer des objets dans un espace de stationnement. 

Toutefois, lorsqu’un administrateur de la copropriété permet à un copropriétaire de déroger aux règles, peu importe la raison et même pour une courte période, cela peut créer un précédent au sein de la copropriété.

D’autres copropriétaires pourraient alors exiger de bénéficier des mêmes permissions, et si elles leur sont refusées, ils risquent de remettre en question l’autorité du conseil d’administration de la copropriété.

➡️ Pour éviter ces situations délicates et inégales, il est crucial d’assurer une application uniforme de la réglementation de votre copropriété, et ce, pour l’ensemble des copropriétaires.

💡 Si des modifications aux règles sont nécessaires, privilégiez toujours la voie officielle : présentez une modification de règlement à l’assemblée des copropriétaires, afin qu’elles soient débattues et votées par l’ensemble des résidents.

Piège #2 : Prendre des décisions populaires plutôt que dans l'intérêt global de la copropriété

En tant qu’administrateur de copropriété, il peut être tentant, pour éviter des conflits ou dans le simple souhait d’être apprécié, de prendre des décisions qui plaisent à la majorité des copropriétaires, mais qui ne sont pas nécessairement dans l’intérêt global de la copropriété. 

Ces choix « populaires » (ex. : réductions de charges communes, assouplissement de certaines règles, etc.) peuvent notamment compromettre la santé financière de la copropriété ou l’harmonie entre les copropriétaires.

➡️ En basant vos décisions sur une réflexion approfondie basée uniquement sur l’intérêt global de la copropriété, même si cela vient à l’encontre des opinions populaires chez certains copropriétaires, vous vous assurerez de mettre de l’avant les besoins réels de l’immeuble, le respect des règlements, le budget et l’équité entre les copropriétaires, plutôt que sur le désir de plaire.

En effet, le rôle d’un administrateur de copropriété n’est pas de plaire à tous, mais bien d’assurer une saine administration de la copropriété dans son ensemble.

💡 Cette rigueur dans la prise de décision protège également la copropriété des choix impulsifs et garantit une administration responsable de cet investissement important pour l’ensemble des copropriétaires.

Piège #3 : Laisser traîner des dossiers et tarder à régler le tout, surtout les situations critiques

Comme nous l’avons mentionné précédemment, le conseil d’administration a la responsabilité de prendre toutes les décisions importantes dans une copropriété. 

Si un dossier urgent nécessite une attention particulière, le CA doit être en mesure de prendre une décision pour régler le problème rapidement. En effet, si les modifications ou les travaux ne sont pas effectués dans un délai raisonnable et dans les bonnes conditions, cela peut amener bien des conséquences pour la copropriété!

Voici 2 exemples pour rendre le propos un peu plus concret :

• Différents copropriétaires ont demandé l’installation de bornes de recharge pour leur voiture électrique dans le stationnement intérieur de l’immeuble à condos et le CA tarde à proposer un encadrement via un ajout aux règlements de l’immeuble. 

  • ➡️ Certains copropriétaires procèdent donc à l’installation d’une borne seuls, sans encadrement. La copropriété se retrouve alors avec des bornes installées à différents endroits et un spaghetti de câbles électriques qui passent un peu n’importe où.

  • ↪️ Des mois plus tard, le CA soumet finalement un règlement au vote, qui est adopté, et les copropriétaires qui avaient déjà une porte doivent débourser des frais rétroactifs pour s’y conformer.

    ⚠️ Conflits à l’horizon!

• Un vice de construction a été soulevé par des professionnels suite à une inspection de l’immeuble. Ce vice cause des infiltrations d’eau qui infligent des dommages à certaines parties privatives de la copropriété.

  • ➡️ Le CA lésine à donner un mandat pour effectuer les travaux requis pourtant urgents. Pendant ce temps, les dommages dans les parties privatives s’aggravent et les copropriétaires concernés subissent une perte de jouissance déraisonnable. 

  • ↪️ Ces copropriétaires pourraient éventuellement mettre en demeure les administrateurs de la copropriété qui n’ont pas pris en charge la situation assez rapidement.

➡️ Dès qu’un besoin ou une demande est soulevé, consignez-le, planifiez une échéance, mandatez un suivi et assurez-vous que le conseil d’administration s’engage à y répondre dans un délai raisonnable selon le niveau d’urgence.

💡 Un suivi proactif évite l’accumulation de problèmes, limite les risques (dommages, litiges) et maintient la copropriété en bon état.

Piège #4 : ne pas bien maîtriser le fonctionnement d’un conseil d’administration en copropriété

En tant qu’administrateur et membre du CA, il est important de connaître le fonctionnement d’un conseil d’administration, au-delà de son rôle et de ses pouvoirs.

Certains conseils d’administration de copropriétés sont dysfonctionnels par excès de démocratie, ou simplement par incompréhension des règles qui régissent la copropriété. D’autres cherchent à obtenir le consensus complet des administrateurs dans toutes les décisions, remettent des décisions du conseil d’administration entre les mains de l’assemblée des copropriétaires ou pensent que certains administrateurs ont plus de pouvoir que d’autres.

Ces situations démontrent toute l’importance, lorsqu’on est administrateur de copropriété, de connaître le fonctionnement de la copropriété décrite dans le Code civil et dans la déclaration de copropriété. 

Voici quelques exemples courants :

• Un CA composé de 4 membres ne s’entend pas sur une décision (2 sont pour et 2 sont contre), les membres décident donc de laisser le président du CA trancher sur la question. En réalité, aucun des administrateurs n’a plus de pouvoir décisionnel qu’un autre, même pas le président. Les décisions du conseil se prennent à majorité (50%+1) des administrateurs présents dans une réunion du conseil.

• Un CA qui soumet le budget annuel à un vote des copropriétaires et tient à ce que tous les copropriétaires soient d’accord. Il faut savoir que le CA a l’obligation de présenter le budget aux copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle (AGA), et ce, afin d’accueillir des critiques et répondre aux questions, mais c’est uniquement au CA que revient la décision ultime d’adopter le budget.

• Un CA qui soumet à l’assemblée de copropriétaires la décision de faire réaliser une étude de fonds de prévoyance. Les décisions de mandater des professionnels pour différentes tâches dans la copropriété relèvent du CA et non de l’assemblée des copropriétaires.

➡️ En résumé, assurez-vous que toutes les décisions importantes (budget, travaux, règlements, fonds, assurances) soient formellement prises par le conseil d’administration de la copropriété, selon les règles prévues.à

💡 La connaissance des règles protège le syndicat de copropriété, assure vos responsabilités en tant qu’administrateur ainsi qu’une gouvernance conforme.

Piège #5 : Privilégier son intérêt personnel plutôt que celui de la copropriété au moment d’établir le budget

Dans une copropriété, la mise en place d’un budget est essentielle afin de pouvoir subvenir aux besoins de la copropriété (et la loi l’oblige!). 

Lorsque vient le moment d’établir le budget, il peut être difficile pour un administrateur de faire des choix. En effet, un administrateur de copropriété est également copropriétaire, ce qui veut dire que le budget aura un impact sur ses propres frais de condo et qu’il touchera donc directement à son propre portefeuille. 

Afin d’établir le budget, il est primordial que l’administrateur fasse abstraction du fait qu’il est copropriétaire, afin de créer un budget dans le meilleur intérêt de la copropriété et non dans son propre intérêt personnel.

➡️ Lors de l’élaboration du budget ou des contributions aux fonds (entretien, prévoyance), adoptez une approche objective, transparente et surtout collective, en veillant à ce que les choix bénéficient à l’immeuble à condos, et donc à tous les copropriétaires, pas uniquement à certains.

💡 Une gestion financière équilibrée et impartiale assure la pérennité de la copropriété et prévient les conflits d’intérêts.

Ne laissez pas ces 5 pièges vous décourager de devenir un administrateur de copropriété

Si vous en êtes actuellement un administrateur de copropriété, c’est parce que vous êtes responsable et apte à prendre des décisions. Servez-vous de l’information présentée dans cet article pour mieux comprendre certaines situations lorsqu’elles se présentent, afin de les éviter.

Les pièges présentés permettent non seulement d’éviter plusieurs écueils courants, mais aussi d’améliorer grandement la dynamique au sein de votre syndicat en favorisant un climat de confiance, renforçant ainsi l’harmonie entre les copropriétaires, le conseil d’administration et, le cas échéant, les gestionnaires externes. 

De plus, chacune de ces astuces vous invite à réfléchir plus largement au fonctionnement de votre copropriété :

• Quels mécanismes pourrait-on mettre en place pour améliorer davantage la communication entre les copropriétaires et leur participation dans la copropriété?

• Quelles priorités budgétaires assureront non seulement la stabilité financière immédiate, mais aussi la préservation de la valeur de l’immeuble à condos à long terme?

• Comment garantir que les décisions du conseil demeurent alignées avec les besoins réels et évolutifs de la copropriété?

En vous posant ces questions et en étant conscient des pièges à éviter, vous serez outillés pour développer une gouvernance plus mature et anticipative.