Gestionnaires de copropriété : 5 astuces pour faciliter votre rôle

Être gestionnaire de copropriété demande de jongler avec une multitude de responsabilités : coordination avec les copropriétaires, conformité légale, gestion administrative et décisions parfois délicates. Pour exercer ce rôle de manière sereine et efficace, certaines bonnes pratiques peuvent réellement faire la différence.

Dans cet article, nous vous présentons cinq bonnes pratiques pour améliorer votre organisation, optimiser la communication et renforcer la relation avec les différents conseils d’administration des copropriétés sous votre gestion. 

Ces trucs vous aideront à gagner en clarté, en fluidité et en efficacité au quotidien, tout en facilitant votre travail et celui de vos différents collaborateurs pour la clientèle des copropriétés.

1. Clarifiez vos responsabilités en tant que gestionnaire de copropriété quant à la gestion des parties privatives de la copropriété

Le syndicat de copropriété a pour mission principale de gérer les parties communes d'un immeuble à condos, ce qui comprend : 

• leur utilisation;

• l'application du règlement de l'immeuble;

• leur entretien;

• les travaux;

• la gestion des sinistres;

• etc. 

Dans plusieurs copropriétés, le conseil d’administration mandate un gestionnaire immobilier pour s’occuper de :

• la gestion financière;

• la gestion des sinistres; 

• la gestion de l’entretien;

• et le maintien des parties communes. 

À partir du moment où le gestionnaire de copropriété entre en poste, les copropriétaires sont appelés à lui adresser directement leurs demandes.

Toutefois, il n’est pas rare que certains copropriétaires lui présentent des demandes liées aux parties privatives de l’immeuble à condos comme, par exemple, un colis non reçu, une hotte de cuisine trop bruyante ou une toilette bouchée.

➡️ À moins que cela ne soit inclus dans son offre de services, le gestionnaire de copropriété n'est généralement pas mandaté pour s’occuper des problèmes liés aux parties privatives de l’immeuble à condos. Pour éviter toute confusion, il est essentiel qu’il définisse clairement les responsabilités de chacun dès le début de son mandat.

💡 Cette clarification permet au gestionnaire de copropriété d’éviter de perdre du temps à gérer des problèmes qui ne relèvent en réalité pas tout à fait de sa responsabilité.

2. Assurez-vous de ne jamais prendre de décision à la place du conseil d’administration de la copropriété

Sur le plan légal, même lorsqu’un conseil d’administration en copropriété retient les services d’un gestionnaire immobilier, il demeure entièrement responsable des décisions relatives à la copropriété. Le gestionnaire de copropriété, quant à lui, agit comme expert-conseil et assure l’exécution de ces décisions.

Le conseil d’administration peut donc s’appuyer sur l’expérience et les recommandations du gestionnaire de copropriété, pour prendre certaines décisions. Toutefois, il est primordial que toutes les décisions liées à la copropriété soient formellement prises par le conseil d’administration, en son nom, et consignées au procès-verbal.

💡 Cette bonne pratique permet d’éviter des situations dans lesquelles, en tant que  gestionnaire de copropriété, vous pourriez être mis sur la sellette pour des décisions qui ne relèvent en réalité pas de votre mandat.

3. Mettez en place un plan efficace de gestion des sinistres et de communication pour la copropriété

Les sinistres en copropriété, principalement les dégâts d’eau et les incendies, sont des situations stressantes, tant pour les copropriétaires concernés que pour le gestionnaire de copropriété. Dans de telles circonstances, la rapidité d’intervention et la qualité des communications deviennent essentielles.

➡️ Pour limiter l’ampleur des dommages et assurer une gestion fluide de la situation, les copropriétaires doivent savoir exactement quoi faire, notamment :

• qui appeler;

• à qui écrire;

• quand contacter l’assureur du syndicat ou celui du copropriétaire;

• quand faire appel à une entreprise spécialisée.

💡 Un plan de communication clair, accompagné d’un répertoire de contacts et de délais de réponse, vous permettra, en tant que gestionnaire de copropriété, d’encadrer adéquatement la réponse à ce genre de situations, afin de rassurer les copropriétaires et de faciliter votre travail lors de sinistres imprévus et urgents à gérer. Cela permettra également de standardiser vos pratiques à travers vos différentes équipes de gestion.

4. Assurez-vous de ne pas être le seul signataire au compte bancaire de la copropriété

Par souci de simplicité, certains syndicats de copropriété confient souvent la gestion complète du compte bancaire de la copropriété à leur gestionnaire. Bien que cette approche puisse sembler pratique, elle présente aussi plusieurs risques dont les gestionnaires de copropriété doivent tenir compte.

⚠️ Par exemple, si le gestionnaire de copropriété quitte son emploi ou s’absente durant une période où des paiements urgents doivent être effectués, le syndicat de copropriété pourrait se retrouver dans l’incapacité de payer un fournisseur, entraînant des pénalités ou intérêts.

💡 Pour une gestion saine et sécuritaire des finances d’une copropriété, il est recommandé qu’au moins un membre du conseil d’administration soit également signataire au compte bancaire. Cette mesure simple assure la continuité des opérations et renforce le contrôle du syndicat de copropriété sur ses propres finances.

5. Préparez à l’avance l’assemblée générale annuelle (AGA) des copropriétés sous votre gestion

L’assemblée générale annuelle (AGA), qui survient une seule fois par année, est une occasion clé pour les copropriétaires de savoir comment se porte la copropriété à plusieurs niveaux, de prendre des décisions importantes, de mieux comprendre le budget annuel prévisionnel qui est proposé et d’élire les membres du conseil d’administration. De ce fait, en tant que gestionnaire immobilier, il importe de préparer adéquatement cet événement d’importance.

Préparer cette réunion importante à la dernière minute augmente le risque d’oublier des sujets essentiels comme, par exemple :

• des demandes de modifications au règlement de l’immeuble;

• des propositions d’améliorations aux parties communes de la copropriété;

• des réponses aux questions soulevées par les copropriétaires durant l’année.

💡 Il est donc recommandé, en tant que gestionnaire de copropriété, de tenir à jour, tout au long de l’année, une liste de points clés à aborder au cours de l’AGA des copropriétés sous votre gestion. Vous pourrez ainsi vous assurer de maximiser la pertinence de l’AGA et ce, au bénéfice des copropriétaires comme du vôtre, puisque vous donnerez une image de gestionnaire de copropriété proactif et à son affaire.

Pour une gestion de copropriété facilitée, proactive et aux bénéfices de toutes les parties

Le rôle de gestionnaire de copropriété exige une grande polyvalence, une excellente connaissance du cadre légal entourant les copropriétés au Québec et une communication efficace avec les copropriétaires et le conseil d’administration. 

Les bonnes pratiques présentées dans cet article ne couvrent qu’une partie des situations auxquelles un gestionnaire de copropriété peut être confronté, mais elles constituent une base solide pour éviter plusieurs irritants qui sont régulièrement constatés et vécus dans la gestion de copropriété.

Ces bonnes pratiques contribueront, nous l’espérons, à faciliter votre travail en tant que gestionnaire de copropriété et à renforcer la confiance avec vos les différentes copropriétés sous votre gestion.