En janvier 2022, nous avons enregistré un épisode de La clé du condo avec nos collaborateurs Me Marie-Cécile Bodéüs et Me Ludovic Le Draoullec de DJC Légal. Dans cet épisode, nos collaborateurs nous ont exposé certains pièges que les gestionnaires de copropriété devraient tenter d’éviter. Cet article résume ces pièges qui pourront, on l’espère, faciliter le travail des gestionnaires. Bonne lecture !
Piège #1 : Investir trop de temps dans la gestion des parties privatives
Le syndicat de copropriété a pour mission principale de gérer les parties communes d'un immeuble, ce qui comprend leur utilisation, l'application du règlement de l'immeuble, leur entretien, les travaux, et bien d'autres choses. Dans plusieurs copropriétés, le conseil d’administration mandate un gestionnaire immobilier pour la gestion financière, la gestion des sinistres et la gestion de l’entretien et du maintien des parties communes.
Du moment que le gestionnaire entre en poste, les copropriétaires sont appelés à adresser leurs demandes au gestionnaire. Trop souvent, des demandes qui concernent strictement les parties privatives sont adressées au gestionnaire, par exemple :
Un copropriétaire qui n’a pas reçu son colis ;
Un copropriétaire qui trouve que la hôte de cuisine fait trop de bruit ;
Un copropriétaire qui a une toilette bouchée.
À moins que cela ne soit inclus dans son offre de services, le gestionnaire n'est généralement pas mandaté de s’occuper des problèmes d’ordre privatifs. Il est crucial pour le gestionnaire de définir dès le début de son mandat ses responsabilités ainsi que celles des copropriétaires. Cela lui permet de ne pas consacrer trop de temps à gérer des problèmes qui ne relèvent pas de sa responsabilité ni du syndicat.
Piège #2 : Prendre une décision à la place du CA
D’un point de vue légal, même si le conseil d’administration (CA) décide de retenir les services d’un gestionnaire, le CA demeure responsable des décisions qui concernent la copropriété. Le gestionnaire, quant à lui, est responsable de l’application de ces décisions.
Le conseil d'administration (CA) pourra se fier aux conseils du gestionnaire, qui possède une solide expérience dans la gestion d'immeubles, pour prendre certaines décisions. Les conseils sont certainement souhaitables, mais il est prudent que le gestionnaire veille à ce que les décisions soient prises par le CA lui-même et soient consignées dans un procès-verbal de réunion du CA. Cette bonne pratique pourra éviter des situations où le gestionnaire est mis sur la sellette pour des décisions qui ne relèvent pas de son mandat.
Piège #3 : Ne pas avoir un plan de gestion des sinistres ni un plan de communication
Ce qu’on décrit comme des sinistres en copropriété, principalement les dégâts causés par l’eau ou par le feu, sont des situations stressantes autant par ceux qui les subissent (les copropriétaires) que pour le gestionnaire. Dans de telles circonstances, des décisions doivent être prises rapidement et les communications sont cruciales.
Afin de minimiser les dommages causés par les sinistres, il est essentiel que les copropriétaires sachent comment réagir face à ce genre de situation : qui doit-on appeler ? À qui doit-on écrire ? Doit-on contacter l'assureur du syndicat ou celui du copropriétaire ? Doit-on faire appel à une entreprise spécialisée en gestion de sinistres ?
Pour répondre à ces questions, le gestionnaire peut élaborer un plan de communication regroupant les réponses à ces interrogations, ainsi qu'un répertoire de contacts comprenant les délais de réponse estimés. Un tel plan pourra rassurer les copropriétaires et aider le gestionnaire à simplifier la gestion des sinistres.
Piège #4 : Être seul(e) signataire au compte bancaire du syndicat
Il peut être tentant pour le syndicat de remettre l’entière responsabilité du compte bancaire au gestionnaire par souci de simplicité.
Toutefois, cette pratique peut mener à différentes situations problématiques : le gestionnaire, qui est employé de la société de gestion, quitte son emploi et emmène avec lui le seul droit de gestion des opérations bancaires, ou encore il est en vacances et pendant ce temps le syndicat doit payer un fournisseur pour éviter des intérêts ou des pénalités.
Afin d’éviter de telles situations, il est important qu’au moins un administrateur de la copropriété soit également signataire au compte bancaire.
Piège #5 : Préparer l’AGA à la dernière minute
L’assemblée générale annuelle (AGA) est l’occasion annuelle pour les copropriétaires de savoir comment se porte la copropriété, de prendre des décisions (voter des modifications au règlement de l’immeuble, voter une amélioration aux parties communes, etc), de mieux comprendre le budget annuel prévisionnel qui est proposé et d’élire le conseil d’administration.
Préparer cette réunion importante à la dernière minute augmente le risque d’oublier des sujets : une demande d’ajustement de règlement datant de 10 mois, une proposition de copropriétaires datant d’il y a 6 mois pour apporter certaines améliorations ou encore des questions importantes des copropriétaires qui ont été posées pendant l’année.
Afin de profiter de cette occasion pour régler un maximum de dossiers, il peut être utile pour le gestionnaire de tenir à jour, tout au long de l’année, une liste de points à aborder à l’AGA. Le gestionnaire pourra ainsi s’assurer de maximiser la pertinence de l’AGA au grand bénéfice des copropriétaires.
Conclusion
Le métier de gestionnaire de copropriété est tout sauf simple. Les attentes du conseil d’administration et des copropriétaires sont élevées, les pièges sont multiples et les 5 que nous avons abordés ne sont que quelques exemples de situations qui peuvent envenimer les relations. En sachant reconnaître certains de ces pièges, nous espérons qu’il sera plus facile pour le gestionnaire de bien gérer les attentes de la copropriété.
